S2E16 : Comment les organisateurs d'événements s'adaptent à la Covid?

Jean-François Tapp, Directeur des événements de courses Gaspesia, vient tout juste de terminer l’organisation du Gaspesia 100, le premier événement de course à avoir lieu depuis un bon bout de temps! On discute avec lui de son expérience!

Daniel : Comment te sens-tu suite à la tenue de ton événement Gaspesia 100 ?

Jean-François : Il faut savoir que peu importe la situation sanitaire, l’organisation du Gaspesia 100 est tâche ardue ; ça demeure un ultra, en sentiers. Sans compter le fait que cette année, on lançait une nouveauté, soit une course de 60 heures. Notre période d’action, en tant qu’organisateur, s’est donc prolongée à 90 heures environ! Inutile de mentionner que ce fut très intense!

Daniel : Peux-tu nous expliquer un peu la séquence organisationnelle de l’événement, soit de la prise de décision de le tenir jusqu’au jour J?

Jean-François : Puisque l’événement de 2020 fut contraint d’être annulé, la grande majorité de nos dossards ont été vendus en 2019 : les dossards étaient d’office transférés à l’année suivante, soit en 2021. Petite parenthèse : on a tout de même proposé un événement virtuel en 2020, soit le challenge Gaspesia 100 Naak.

En janvier 2021, lorsqu’on croyait que la pandémie était dernière nous, le Québec a connu une hausse des cas, qui a paralysé la province à nouveau. À ce moment, il était hors de question pour notre organisation de faire de la promotion pour un événement. On a donc mis tout ça sur pause.

Par la suite, au printemps, la Gaspésie était en zone orange et honnêtement, j’avais perdu espoir de tenir l’événement. Ce qui nous a poussé à prendre la décision de suspendre toutes nos activités organisationnelles au mois d’avril 2021.

C’est seulement vers la mi-mai, soit suite à l’annonce de François Legault qui présentait certaines règles d’assouplissements en lien avec la tenue d’événements, que nous avons décidé d’y aller de l’avant, avec quelques petites modifications.

On a redoublé d’ardeur. Tel que mentionné plus tôt, notre événement n’est pas simple à organiser et ce, même avec une période de préparation convenable. Donc de le tenir, à seulement quelques semaines d’avis, c’est très atypique pour nous!

Comble de malheur, nous avons appris, 10 jours avant l’événement, qu’il n’était pas assurable. Après plusieurs recherches, les cotations étaient faramineuses et on ne pouvait tenir un événement avec une telle dépense. On était prêt, une fois de plus, à cesser nos activités. Jusqu’au moment où l’Association Canadienne des Courses d’Aventures nous accepte comme membre et nous offre, par le fait même, une assurance pour l’événement. Tout ça, à 6 jours du jour J!

Au final, on est super satisfaits de la tournure de l’événement et on considère avoir été très prudents. On a livré la meilleure version de l’Ultra Trail selon les conditions présentes et on en est bien fiers!

Daniel : Qu’est-ce qui fut le plus difficile, du point de vue sanitaire?

Jean-François : Honnêtement, cet aspect ne fut pas très contraignant de notre côté. Les participants étaient tellement contents de participer à un événement et de se déplacer en Gaspésie que tout le monde s’est montrés hyper respectueux. Il faut également préciser que nous ne sommes pas vraiment un événement à risque ; ça reste une course en sentiers, dans de grands espaces extérieurs.

Le fait que l’événement se déroule en milieu éloigné à probablement découragé les symptomatiques à se déplacer de peur de se faire refuser l’accès au site également donc ça a fait office de contrôle naturel.

Par contre, je dois mentionner qu’à l’interne, ce fut un peu plus difficile. Comme on un est événement qui mise beaucoup sur la chaleur humaine, l’absence d’accolades et de célébrations fut marquées.

Daniel : Est-ce que les gens se sont plaints de ce manquement justement?

Jean-François : Pas tellement. Je crois que la plupart étaient compréhensifs et au courant de la situation. C’est certain qu’on a eu quelques commentaires dans les sondages comme quoi l’ambiance était médiocre, mais on le sait, à l’interne, que c’est passager.

Daniel : As-tu miroité l’option d’exiger une dose du vaccin à tes participants?

Jean-François : Pas du tout! Mon rôle est d’organiser des courses, pas d’être une police sanitaire. Voilà mon rôle, si on m’en demande plus, on devra m’aider en me fournissant des ressources. J’ai déjà tellement de difficulté à recruter des bénévoles, je ne pouvais même pas m’imaginer avoir une équipe de polices sanitaires.

On a tout de même instauré quelques mesures sanitaires comme la prise de température de tous les participants ainsi qu’un petit questionnaire médical, mais outre ça, c’était un peu en dehors de mon rôle. On a également offert un transfert d’inscription aux participants âgés de 60 ans et + qui n’avaient pas reçu leurs 2 doses mais sinon, aucun contrôle en lien avec la vaccination n’a été faite.

Daniel : Avec toutes les coupures, les mesures sanitaires supplémentaires à prendre et le manque de partenaires, as-tu été en mesure d’équilibrer ton budget?

Jean-François : On calcul actuellement le tout, mais on s’attends à un certain déficit, c’est certain. Il faut savoir qu’on est considéré comme un micro-événement avec un budget de moins de 100 000 $.

Le gros défi, avec l’annulation de l’édition 2020, c’est le maintient de nos frais fixes sans pour autant entrer de revenus. Ça va nous suivre quelques années encore malheureusement.

Daniel : Si tu pouvais conseiller une autre organisation d’événement qui se questionne sur la tenue de ses activités à court terme, tu lui dirais quoi?

Jean-François : Il n’y a pas vraiment de ligne directrice à tracer ; ça dépends beaucoup de l’endroit, de la région et du type d’événement. Il y a définitivement des types d’événements plus faciles à tenir que d’autres ; je pense aux courses en sentiers en région par exemple.

Ceci étant dit, peu importe le type d’événement, il faut s’attendre à des changements, à des différences marquées et à une certaine complexité supplémentaire.

Daniel : En terminant, peux-tu nous parler de tes projets futurs?

Jean-François : Je retombe dans mes chaussures d’aubergiste et de guide d’aventure au Camps de Base Gaspésie à partir de maintenant. La saison bat son plein et on propose une foule d’activités variées.

Sur le plan des événements Gaspesia, puisque c’est nous qui gérons le Circuit Régional de vélo de montagne de l’Est du Québec, on consacre actuellement beaucoup de temps sur l’organisation et la tenue de ces multiples événements. Quant au prochain grand événement de Gaspésia, c’est le Marathon Gaspesia qui aura lieu le 10 octobre 2021 qui attire notre attention.

Sinon, on a une foule de projets futurs comme un événement à étapes de vélo de montagne, un Xterra ultra et bien d’autres! Tout ça, avec la sauce gaspésienne afin de faire découvrir notre merveilleux coin de pays!

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